Você sente que com alguma frequência a qualidade do seu trabalho é prejudicada pela pouca quantidade das informações que você recebe para executar? E do outro lado: você sente dificuldades em colocar numa lista os detalhes essenciais para a boa execução de uma ideia, ou se acha incompreendido nos seus briefings? 

Pois não se sinta isolado nessa percepção! 

E já vale a pena antecipar: há formas razoavelmente simples para se amenizar isso com o 5W2H.

O PMI (Project Management Institute) é o guardião da ‘Bíblia’ da sistematização de projetos (o PMBOK – ou Project Managemente Book Of Knowledge) e reúne as melhores metodologias mundiais na gestão de grupos de tarefas complexas. O livro aponta a GESTÃO DA COMUNICAÇÃO como o principal papel de um gerente de projetos. Ou seja: aquilo com o qual se deve ocupar o profissional que vai colocar pessoas, recursos e processos para fazer entregas com os melhores prazos, custos e qualidade.

E não vá achando que a Publicidade e o Marketing bebem em fontes muito diferentes da gestão de projetos! 

Sempre vai se estar em jogo algo a ser materializado, dentro de um prazo, envolvendo várias expertises (profissionais). Isso usando-se recursos escassos que precisam ser conduzidos em ‘rédeas curtas’, intencionando-se que a qualidade do que for produzido satisfaça às necessidades de quem gerou a demanda. Ou seja: tudo gira em torno de expectativas, trabalho e entregas.

E quando ocorre a entrega, há 03 resultados possíveis:

1. Satisfação: ‘Ah… não ficou assim algo que pudesse se dizer UAU, mas atende. Está bom’.
2. Encantamento: ‘Uau! Ficou bem melhor do que eu esperava!’.
3. Frustração: ‘Não era nada disso que eu tinha em mente ou precisava. Fui mal compreendido no meu pedido’. E aí, vem a temida e prejudicial refação ou retrabalho.

E o que é a frustração senão um conflito entre expectativas e realidade?

Se frustração e retrabalho não são coisas com as quais gostamos de lidar, há de se ter uma concordância aqui de que, os dias ficariam bem melhores e produtivos sem eles. Certo? 

Imagine então uma rotina onde só houvesse entregas satisfatórias e encantadoras, e que a frustração fosse uma excepcional exceção? É neste ponto que vale a pena espiar as metodologias de gestão de projetos e tirar delas uma daquelas ferramentas que facilitam a vida! 

E já que tudo passa por comunicar, aqui vai o nome de uma que potencializa e muito as entregas satisfatórias e encantadoras: a 5W2H.

O que é a ferramenta 5W2H?

Vem das iniciais das perguntas em Inglês:

• What (o quê?);
• Why (por quê?);
• Who (quem?);
• Where (onde?);
• When (quando?);
• How (como?);
• How Much (por quanto?).

É uma metodologia estruturada (com formato pré-definido) que melhora o ponto onde tudo começa: a comunicação das expectativas. Afinal, quem seria capaz de negar que a qualidade da entrega de um trabalho é diretamente proporcional aos recursos recebidos para execução? E não se engane: um bom detalhamento é o maior dos insumos! 

Até mesmo para auxiliar o executor a identificar se, para a execução do que lhe foi pedido, os outros insumos disponíveis são suficientes. Exemplo: num briefing de uma produção de vídeo baseado em 5W2H, o formato de saída do vídeo (o “How”) é 1920 x 1080. E foram disponibilizadas fotos com resolução 800 x 600 que deveriam ocupar toda a dimensão do vídeo. De posse dessa informação, o executor poderia automaticamente dar um feedback sobre a qualidade das imagens para quem demandou o job, alertando que elas não servirão, dando tempo para que outras sejam providenciadas. Pode parecer besteira mas, é bem comum um job de vídeo ser demandado sem a definição da resolução de saída!

E, já que estamos usando uma produção de vídeo como exemplo, como ficaria um briefing baseado em 5W2H? Veja!

What: vídeo de lançamento do App ‘Agora Saúde’.

Why: provar – por meio da simulação do uso dos recursos básicos – como ele pode ser benéfico, e indicar as lojas de Apps para instalação dentro da campanha de promoção do App.

Who: responsável pelo roteiro é o Diogo, da Só Filmes. Solicitar pelo email diogo@sofilmes.com.br. Já a trilha, narração e ilustração em cartelas, está disponível no link enviado abaixo. A aprovação será feito pela Sra. Andréa, com cópia para o Sr. Antônio – copiados nesse email.

Where: a veiculação será em TV e YouTube.

When: é importante que a versão final aprovada esteja disponível a partir de 01 de janeiro próximo. Daí, o envio da primeira versão deve se dar pelo menos 01 semana antes do recesso, que é 23/12.

How: é importante que as versões para aprovação sejam enviadas já na resolução definitiva, que é 1920 x 1080 para TV, e 1280 x 720 para YouTube. Podem ser enviadas via WeTransfer em tipo de arquivo mais leve (MP4).

How Much: o orçamento já foi pré-aprovado. Qualquer alteração/ adequação de meio de percurso pode ser apenas na ordem de 10% sobre o valor já previsto.

Duvida do poder de clareza desse briefing estruturado em 5W2H? 

Apresente-o a alguém que entende do job acima e pergunte-o sobre o ‘sentimento’ dele em relação à forma como ele foi estruturado.

Quer ir além? 

Elabore um formulário padrão que coloque a estrutura acima num layout amigável e disponibilize para adoção aí no seu departamento.

O 5W2H também pode ser usado no topo das colunas de uma planilha, e orientar trabalhos mais complexos com atividades sequenciais.

• O ‘O quê’ vira a coluna de atividades;
• O ‘Por quê’ vira a justificativa da tarefa;
• O ‘Quem’ vira o responsável;
• O ‘When’ a deadline. Ou seja: o que faz a tabela tomar corpo de cronograma.

Os outros tópicos podem ser adotados se fizerem sentido. Exemplo: em alguns planejamentos o ‘Where’ vira ‘Indicador de eficácia’ – que é o que aponta que a tarefa foi de fato executada. Ou seja: a prova cabal e material. Exemplo: para uma tarefa ‘Produzir arte do Outdoor’ o indicador de eficácia poderia ser: ‘Arquivo Outdoor.EPS salvo na pasta Clientes/Acme/Campanha2020/ e email de confirmação enviado para o atendimento.

Portanto, o 5W2H é uma forma simples e bem aplicável para você comunicar bem suas demandas, e melhorar a quantidade de entregas satisfatórias e encantadoras. Precisa de motivos maiores?

Gostou do conteúdo? Dá uma olhada nos outros posts do AldeiaBlog que tem muito mais!