Quem viveu a era do SMS nunca imaginou que um aplicativo revolucionaria tanto a nossa forma de comunicação, como aconteceu nos últimos 10 anos, através de um aplicativo de mensagem instantânea. Claro, você já deve imaginar de quem estamos falando – sim, do nosso querido e inseparável WhatsApp. 

Não é de se questionar que a funcionalidade e agilidade no envio das mensagens, bem como o compartilhamento de áudios e arquivos, fizeram algumas empresas trocarem a formalidade do e-mail pelo WhatsApp corporativo. Porém, diante da facilidade de entrar em contato com um cliente ou fornecedor, bem na palma da mão, é preciso cautela e postura profissional ao utilizar o aplicativo. 

Confira as dicas que o AldeiaBlog separou para você!  

Imediatismo

Esse é o primeiro e, provavelmente, o ponto mais importante quando se trata de mensagens via WhatsApp corporativo. Não é porque o aplicativo foi criado e carrega essa característica instantânea, que o retorno de uma mensagem tenha que ser na mesma velocidade. 

Por muitas vezes, basta o risquinho azul aparecer que a ansiedade se instaura. Mas calma lá, nessa hora é preciso ter paciência e bom senso ao enviar uma mensagem. No momento da leitura ou até mesmo pela demora para visualizar uma notificação, a outra pessoa pode estar ocupada realizando outros tipos de tarefa que a impeçam de responder na hora, como dirigindo, resolvendo questões da rotina e de trabalho. 

Portanto, se policiar quanto à cobrança de uma resposta é fundamental para que a comunicação se mantenha saudável e sem atrapalhar a rotina do parceiro de trabalho. Caso seja realmente urgente, o que também necessita de avaliação, opte por uma ligação. 

Mensagem de áudio

Quando optamos por mandar uma mensagem de áudio a desculpa é sempre a mesma “ah, estou com preguiça de digitar”, “ah, é mais rápido”. Porém, quando se trata do seu uso em uma rotina de trabalho, essa atitude deverá ser tomada apenas em casos que sejam difíceis para digitar, ou que a explicação fique mais clara ao ser dita.  

Ao gravar um áudio, pense em um conteúdo, de preferência, que seja curto e direto ao assunto, assim, quem recebeu a mensagem terá maior possibilidade de ouvir, além do arquivo não ocupar muito espaço na memória do celular da pessoa.

Relações comerciais

Por ser um meio descontraído, o WhatsApp carrega algumas características, mesmo quando se trata de uma relação online entre profissionais da mesma empresa, parceiros e fornecedores. 

O horário comercial finaliza, o atendimento é encerrado, mas o trabalho não sai de você. Seja durante um período de descanso, confraternizações familiares e até em encontros não programados, basta uma notificação do seu chefe ou de clientes aparecer no seu celular para que o clima daquele momento seja estremecido. Afinal, você será questionado por não ler ou dar uma resposta imediata. 

Quando se trata de grupos no WhatsApp corporativo, todas as dicas anteriores são fundamentais. No grupo, respeite a hierarquia da empresa, que ali também deve permanecer, mantenha o vocabulário formal e evite diálogos que devem ser feitos olho no olho. Procure enviar mensagens que sejam do interesse comum e de forma moderada, para que as notificações não apareçam de forma excessiva na tela de quem receber. 

Desta forma, mesmo sendo uma ferramenta que facilita a comunicação, o ideal é que seja estabelecida uma comunicação comercial apenas em horário de funcionamento da empresa, assim nenhuma das partes comete a falta dos bons modos na rede.

Uso nos ambientes

Antes de entrar em uma reunião, almoço ou jantar de negócios, lembre-se de ativar o modo silencioso do seu celular. Para os grupos, é recomendado ativar a opção “silenciar” de acordo com o tempo do seu compromisso. Não é de bom tom que as notificações apitem em seu celular, muito menos ficar checando suas mensagens durante esses eventos, o que seria desrespeitoso e poderia gerar uma impressão negativa.

Tenha o bom senso na hora de escolher os ambientes que for utilizar. Caso seja um caso de urgência, peça licença e vá para um outro espaço responder a mensagem. 

Deste modo, antes de pegar o celular para enviar uma mensagem, áudio ou repassar uma informação, se questione se aquilo realmente será útil, se está no horário ideal e, o mais importante, não tenha pressa na resposta da outra pessoa.

Para facilitar ainda mais sua vida, reunimos tudo o que falamos aqui em um fluxograma. Clique para salvar e repasse! 😀